Compliance

COMPLIANCE PROGRAMM VON INDÚSTRIAS ROMI S.A. ZWEIGNIEDERLASSUNGEN

 

Compliance bedeutet die Einhaltung und Durchsetzung von Regeln und Vorschriften, ob intern oder extern, die freiwillig eingegangen oder den Aktivitäten der Organisation auferlegt wurden.

Das Compliance Programm (“Programm”) von Indústrias Romi S.A. und ihren Zweigniederlassungen (“Gesellschaft”) legt Richtlinien zur Vorbeugung, Feststellung und Korrektur von unangemessenen Geschäftspraktiken oder von Praktiken, die gegen Gesetze und externe bzw. interne Vorschriften verstoßen, fest. Zugleich fördert es das Aufdecken von Unregelmäßigkeiten. Das Compliance Programm fungiert als wichtiges Corporate Governance Instrument, beinhaltet die Grundsätze der Unternehmensführung und dient somit als Leitfaden, um das ethisch korrekte, verantwortungsvolle Verhalten von allen Mitarbeitern zu unterstützen.

1. ZWECK

Das Compliance Programm von ROMI setzt sich folgende Ziele:

(i) Einhaltung der Gesetze und Vorschriften sowie interner Regeln der Gesellschaft;
(ii) Verbesserte und vereinfachte Überwachung der Verpflichtungen einer verantwortungsvollen Unternehmensführung, sowie kontinuierliche Betrachtung von Risiken um vorausschauend zu handeln;
(iii) Bekanntmachung der im Ethik- und Verhaltenskodex des Unternehmens enthaltenen Grundsätze und grundlegenden Werte der Gesellschaft;
(iv) Definition und Zuweisung der Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die verschiedenen Compliance Aktivitäten und Etablierung einer Unternehmenskultur, die darauf beruht;
(v) Gewährleistung der Existenz und Wirksamkeit des Whistleblowing Systems;
(vi) Unterstützung der Führungskräfte bei der Anwendung der Compliance Grundsätze; sowie
(vii) Schutz des Rufes und Ansehens der Gesellschaft.

2. COMPLIANCE GRUNDSÄTZE

Die Säulen und die wichtigsten Compliance-Mechanismen der Gesellschaft sind:

(i) Verpflichtung der Unternehmensleitung – Direkte und bedingungslose Umsetzung durch die Unternehmensleitung, einschließlich Geschäftsführung und Aufsichtsrat, die als gutes Beispiel vorangehen. 

(ii) Risikobeurteilung – Die Beurteilung von Risiken beinhaltet u.a. Gespräche mit den Beschäftigten, Prüfung von Unterlagen, unter Berücksichtigung der besonderen Merkmale der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft, einschließlich der Prüfung, ob Geschäfte mit der Öffentlichen Hand und Outsourcing vorliegen

(iii) Ethik-Kodex, Richtlinien und Vorschriften – Unterlagen, die die Hauptgrundlage des Compliance Programms enthalten, einschließlich der ethischen und juristischen Praktiken, die von sämtlichen Mitarbeitern, Geschäftsführern, Ausschüssen, wie z.B. dem Steuerausschuss, Praktikanten, Auszubildenden, Lieferanten, Dienstleistern und Aktionären sowie von jeglichen Dritten, die im Namen von Romi tätig sind (“Auftragnehmer”) eingehalten werden müssen.

(iv) Interne Kontrollen – Klar definierte Mechanismen und Vorgehensweisen zur Umsetzung des Ethik-Kodex, der Richtlinien und Vorschriften u.a. zur Gewährleistung, dass die buchhalterischen und steuerlichen Eintragungen und Kontrollen mit den Geschäften der Gesellschaft und den geltenden Gesetzen in Einklang stehen;

(v) Schulung und Kommunikation – Sind für sämtliche Mitarbeiter vorzusehen und fortwährend durchzuführen, um die Anwendung und den Erfolg des Compliance Programms sicherzustellen;

(vi) Whistleblowing System – Festgelegter Prozess zur (anonymen) Anzeige des Verdachts von unangemessenen, rechtswidrigen oder nicht ethischen Verhaltensweisen;

(vii) Interne Ermittlungen – Untersuchung von Handlungen oder Sachverhalten, um unangemessene Verhaltensweisen und damit zusammenhängenden Aspekte zu ermitteln;

(viii) Due Diligence – Überprüfung, aus Sicht des Compliance Programms, von Unternehmenspartnern, die zur Erbringung von Dienstleistungen oder zur Lieferung von Produkten beauftragte Drittfirmen sein können; und

(ix) Auditierung und Überwachung – Fortwährende Prüfung und Zertifizierung der Einhaltung des Compliance Programms, d.h., ob sämtliche Tätigkeiten der Gesellschaft in Einklang stehen mit den Gesetzen, dem Gesellschaftsvertrag, dem Ethik-Kodex, den Richtlinien, Vorschriften und den Compliance Vorgehensweisen.

3. COMPLIANCE PROGRAMM

3.1. Das Programm betrifft sämtliche Mitarbeiter. Es gilt für Zweigniederlassungen von Industrias ROMI S.A. im Ausland, vorbehaltlich der jeweiligen Landesgesetze und der gängigen internationalen Praktiken.

3.2. Das Programm für die Zweigniederlassungen konsolidiert nachstehendes:

(i) Ethik-Kodex und Verhaltensweisen im Unternehmen

(ii) Whistleblowing System

3.3. Das vollständige Programm der Indústrias Romi S.A. ist einzusehen unter https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/compliance-program/

4. VERSTÖSSE

Jegliche Zuwiderhandlung gegen die Bestimmungen dieses Programms wird der Ethik-Kommission der Gesellschaft vorgebracht und die im Ethik-Kodex beschriebenen Richtlinien und Vorschriften greifen. Die anwendbaren Strafen sind intern zu verhängen, ungeachtet der in den geltenden Gesetzen vorgesehenen Strafen.

5. GENEHMIGUNG, LAUFZEIT UND ÄNDERUNGEN

5.1. Dieses Programm wurde vom Aufsichtsrat der Indústrias Romi S.A. in der am 10. Dezember 2019 erfolgten Sitzung genehmigt und tritt am 02. März 2020 auf unbestimmte Zeit in Kraft, bis ein anderweitiger Beschluss gefasst wird. Das gesamte Compliance Programm ist auf der Webseite der Gesellschaft abrufbar: https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/compliance-program/

5.2. Die Rechts- und Compliance-Abteilung ist dafür verantwortlich, zusammen mit der Innenrevision der Ethik-Kommission, Empfehlungen zur Verbesserung des Compliance Programms zum Zwecke der fortwährenden Aktualisierung vorzuschlagen. Die Kommission kann ihrerseits diese Änderungen dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vorlegen.

5.3. Die Kommission ist dafür verantwortlich, unparteiisch Kriterien zum Umgang mit im Programm nicht vorhergesehenen Situationen festzulegen, kontroverse Situationen zu klären, ethische Konflikte zu lösen und die Einheitlichkeit der zur Lösung ähnlicher Fälle angewandten Kriterien sicherzustellen.